Uw gegevens in vertrouwde handen
Wij respecteren uw privacy. Dit betekent dat wij ons houden aan privacywetgeving en er alles aan doen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat wij met uw persoonsgegevens doen. En wat uw rechten zijn. Zodat u erop kunt vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn. In dit privacy statement geven wij u informatie over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Over Syntrus Achmea Hypotheken B.V. en Achmea Investment Management B.V. 
Syntrus Achmea Hypotheken is een merk van Stichting PVF Particuliere Hypothekenfonds. Achmea Investment Management B.V. beheert het PVF Particuliere Hypothekenfonds en voert - middels uitbesteding aan Syntrus Achmea Hypotheekdiensten B.V. - alle werkzaamheden in het kader van de hypotheekverstrekking uit. Achmea Investment Management B.V., Syntrus Achmea Hypotheekdiensten B.V. en Achmea B.V. zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk voor uw persoonsgegevens.

Hoe beschermen wij uw privacy?
Privacy vinden wij belangrijk. Daarom gaan we zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en houden we ons aan de geldende privacywetgeving. Onze medewerkers met aandachtsgebied privacy houden daar toezicht op. Verder hebben al onze medewerkers een bankierseed afgelegd.

Welke gegevens gebruiken wij?
Sluit u een hypotheek af, bezoekt u onze website, schrijft u zich in voor een nieuwsbrief, bent u bestaande of oud klant, adviseur, bewindvoerder, executeur, (wettelijk) vertegenwoordiger of heeft u op een andere manier contact met ons? Dan hebben wij uw persoonsgegevens nodig, of hebben wij die in het verleden van u ontvangen. Deze gegevens vertellen vaak iets over u of deze gegevens zijn op verschillende manieren in verband te brengen met u als persoon. Meestal geeft u uw persoonsgegevens zelf aan ons door. Bijvoorbeeld bij het afsluiten van een hypotheek en de inschrijving voor een nieuwsbrief.

Wanneer u geïnteresseerd bent in een hypotheek, hebben wij altijd uw volledige naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer nodig. Ook kunnen we andere gegevens vragen, zoals uw financiële- en onderpandgegevens, om uw aanvraag voor een hypotheek te kunnen beoordelen en accepteren. Uw bankrekeningnummer hebben we nodig voor het automatisch afschrijven van de rente en/of aflossingen.

Soms ontvangen wij uw gegevens op een andere manier. Als u een onafhankelijk adviseur heeft, dan ontvangen wij uw gegevens via uw adviseur. Ook kunnen wij uw gegevens opvragen bij (semi-)openbare externe bronnen of registers, bijvoorbeeld bij de Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR) om uw krediet te kunnen toetsen.

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens van u verwerken.

Wij gebruiken ook cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. U leest in ons cookie statement wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan.

Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw gegevens?Wij verwerken alleen uw gegevens, wanneer wij daarvoor een rechtmatige grondslag hebben. Uw persoonsgegevens worden bij ons op basis van de volgende grondslagen verwerkt:

• afsluiten en uitvoeren van een overeenkomst. Bijvoorbeeld als u een hypotheek bij ons wil sluiten of al heeft lopen. En om tijdens de looptijd deze producten te kunnen blijven bieden of contact met u op te nemen over het product.
• voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld om uw identiteit vast te stellen, voorkomen van fraude, witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en belastingontduiking, de uitvoering van onze wettelijke zorgplicht (Wft), het delen van uw gegevens met de Belastingdienst of andere toezichthouders.
• als u (uitdrukkelijke) toestemming heeft gegeven (intrekken van toestemming kan op ieder moment). Bijvoorbeeld om uw gegevens door te laten sturen naar een externe partij of op te halen via een serviceprovider bij overheidsinstanties, zoals Mijn Overheid en UWV.
• de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde. Dit gebeurt alleen wanneer wij na een afweging vinden dat een verwerking noodzakelijk is, er geen minder ingrijpende manier is om het doel te bereiken en onze belangen of die van een derde zwaarder wegen dan uw privacybelang. Bijvoorbeeld het uitvoeren van een toets bij Bureau Kredietregistratie (BKR) bij een hypotheekaanvraag, het ontwikkelen en gebruiken van kredietrisicomodellen en risicoanalyses, vroegtijdig signaleren van kredietrisico’s bij hypotheken, opname van telefoongesprekken voor kwaliteit verbetering en vast te leggen wat we met elkaar hebben besproken, om de financiële sector veilig te houden door gebruik te maken van interne en externe registers, te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op het gebied van klantonderzoek en integriteitsbeheer waarbij het KYC Centre indien noodzakelijk gegevens kan delen tussen Achmea-entiteiten waarbij u een product heeft, om onze administratie op een efficiënte manier uit te voeren (zoals een centraal overzicht van klantgegevens), gebruik te maken van een serviceprovider die de communicatie tussen adviseur en geldverstrekker technisch mogelijk maakt, om u relevante tips en aanbiedingen te kunnen doen of als de toezichthouder de verwerking van ons verlangt maar dit nog niet in een wet is vastgelegd.

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Bijvoorbeeld op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Daarnaast hebben wij gegevens nodig om een overeenkomst met u aan te gaan en uit te voeren. Indien u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij geen overeenkomst met u sluiten of uitvoeren.

We gebruiken soms gegevens voor een ander doel dan waarvoor we ze gekregen hebben. Dat mag alleen als er tussen beide doelen een nauwe samenhang bestaat.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wilt u een hypotheek afsluiten of heeft u bij ons een hypotheek afgesloten?
Wij kunnen uw gegevens dan gebruiken om:

• u een online berekening uit te laten voeren op onze website. Deze gegevens worden dan alleen voor die berekening gebruikt, tenzij u besluit het product af te sluiten.
• contact met u te onderhouden en uw vragen te kunnen beantwoorden.
• bij te houden hoe en wanneer wij contact met u hebben.
• u een hypotheekvoorstel te doen.
• te beoordelen of het gewenste product passend is. Dit kan ook een kredietscore zijn als dat noodzakelijk is.
• u een (passend) product aan te bieden (hieronder ook begrepen: relatiebeheer, promotie en marketing). Daarbij kunnen we gebruikmaken van klantprofielen.
• een overeenkomst met u aan te gaan (hypothecaire geldlening) en uit te voeren.
• uw behoeften, tevredenheid en voorkeuren in kaart te brengen.
• onze producten beter op uw behoeften aan te laten sluiten.
• uw bezoek aan de website en eventuele app bij te houden en te beveiligen.
• u gebruik te kunnen laten maken van uw persoonlijke omgevingen (Mijn Leninginzicht en Mijn Centraal Beheer).
• een (in)schatting te maken van onze (financiële) risico’s om onze financiële positie te beschermen.
• uw financiële weerbaarheid te vergroten en betalingsachterstanden te beperken. Bijvoorbeeld door vroegtijdig te signaleren dat er mogelijke betalingsproblemen dreigen. Dit doen wij met behulp van modellen.
• uw en onze belangen te beschermen tegen fraude en andere vormen van criminaliteit.
• de veiligheid van onze klanten, onszelf en van de financiële sector te waarborgen. Door risico’s te verkleinen en fraude op te sporen en te voorkomen. Hiervoor voeren we voorafgaand en tijdens de klantrelatie een klantonderzoek uit en monitoren we uw transacties. Hiervoor maken wij gebruik van gegevens die door u zijn aangeleverd of die wij vanuit externe bronnen raadplegen. Daarbij kunnen wij gebruikmaken van analyses, risicoparameters, risicoprofielen of andere indicatoren. Daarvoor kunnen wij ook gebruik van onze gebeurtenissenadministratie en het Interne Verwijzingsregister. Ook het Incidentenregister en het Externe Verwijzingsregister (EVR) in het kader van het PIFI-protocol. Meer informatie kunt u verderop in deze verklaring lezen onder ‘Gebeurtenissenadministratie/Incidentenregister/IVR/EVR’.
• te voldoen aan onze poortwachtersfunctie en om witwassen en de financiering van terrorisme tegen te gaan.
• de duurzaamheid en klimaatrisico’s van de door ons gefinancierde onderpanden in kaart te brengen voor interne doeleinden en toezichthouders(rapportages), of om hulp aan te bieden aan klanten of aanbiedingen te doen met betrekking tot verduurzaming van gefinancierde onderpanden.
• klachten en geschillen te kunnen behandelen.
• een product ná overlijden van een klant af te wikkelen.
• overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren met leveranciers en andere partijen waarmee we samenwerken.
• deze aan de overheid of autoriteiten te verstrekken, als wij daartoe verplicht worden.
• (interne) beheersvoering en bij te kunnen sturen.
• audits, accountantscontrole en onderzoeken uit te kunnen (laten) voeren.
• materiële, formele controles en horizontaal toezicht te verrichten.
• wetenschappelijk of historisch onderzoek, onderzoek voor statistische doeleinden en archivering uit te kunnen voeren.
• bedrijfsprocessen en de kwaliteitscontrole daarop uit te voeren en te verbeteren.
• managementrapportages op te stellen.
• voor de ontwikkeling en validatie van (risico)modellen.
• onze medewerkers te kunnen trainen, coachen, ontwikkelen en beoordelen.
• onze algemene strategie en het beleid te bepalen.
• benchmarking (bijvoorbeeld een vergelijking te (laten) maken met andere organisaties).
• het elektronisch ondertekenen van documenten.
• voor het overdragen van vorderingen, aangaan van fusies en het overnemen of overdragen van bedrijven(sonderdelen).
• ons aan wet- en regelgeving te houden.

Vraagt u een ander product bij ons aan? Dan kunnen we bij het beoordelen van die aanvraag ook rekening houden met informatie over andere producten die u bij ons heeft.

Bent u een hypotheekadviseur?
Dan kunnen wij uw gegevens verwerken om:

• met u te kunnen samenwerken.
• ons aan wet- en regelgeving te houden, zoals het controleren van uw integriteit, uw bevoegdheid om te bemiddelen bij hypothecaire leningen en voorkoming van fraude.
• contact met u te onderhouden en uw vragen te kunnen beantwoorden.
• bij te houden hoe en wanneer wij contact met u hebben.
• als u ons belt, kunnen wij het gesprek opnemen voor trainings- en kwaliteitsdoeleinden. Met speciale software wordt het gesprek samengevat en de transcriptie van het gesprek geanalyseerd om de kwaliteit en klanttevredenheid te verbeteren.
• bedrijfsprocessen en de kwaliteitscontrole daarop uit te voeren en te verbeteren.
• uw bezoek aan de website en eventuele app bij te houden en te beveiligen.
• u gebruik te kunnen laten maken van de adviseursomgeving (Adviseursportaal van Centraal Beheer).
• uw en onze belangen te beschermen tegen fraude en andere vormen van criminaliteit.
• onze medewerkers te kunnen trainen, coachen, ontwikkelen en beoordelen.
• klachten en geschillen te kunnen behandelen.
• ons aan de wet- en regelgeving te houden.

Bent u een andere zakelijke relatie, bijvoorbeeld een makelaar, taxateur of incassobureau?
Dan kunnen wij uw gegevens verwerken om:

• met u te kunnen samenwerken.
• ons aan wet- en regelgeving te houden zoals het controleren van uw integriteit, uw bevoegdheid en voorkoming van fraude.
• contact met u te onderhouden en uw vragen te kunnen beantwoorden.
• bij te houden hoe en wanneer wij contact met u hebben.
• bedrijfsprocessen en de kwaliteitscontrole daarop uit te voeren en te verbeteren.
• uw bezoek aan de website en eventuele app bij te houden en te beveiligen.
• uw en onze belangen te beschermen tegen fraude en andere vormen van criminaliteit.
• onze medewerkers te kunnen trainen, coachen, ontwikkelen en beoordelen.
• klachten en geschillen te kunnen behandelen.
• ons aan de wet- en regelgeving te houden.

Welke contactmomenten leggen wij vast?
Wij leggen vast wat wij met u afspreken. We gebruiken de contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit leggen we vast:

• brieven en e-mailberichten die wij sturen en van u ontvangen.
• telefoongesprekken, e-mailberichten en chatberichten.
• wat u op onze website doet en bekijkt, afhankelijk van uw cookie-instellingen.
• wanneer u hebt ingelogd op het online klantportaal of gebruik hebt gemaakt van de hypotheekcheckmodule.
• in een (persoonlijk) onderzoek kunnen wij – als daar concrete aanleiding voor is – ook gegevens gebruiken van camerabeelden, van gegevens die wij over u op het internet vinden en van telefoongesprekken of (video) chatgesprekken met onze collega’s.
• ons contact via social media, zoals WhatsApp.

Hoe gaan wij om met social media?
Wij kunnen gebruikmaken van social media. Op onze websites kunnen bijvoorbeeld social media buttons staan. Ook kunt u contact opnemen via social media. Dit privacy statement geldt niet voor deze social media-aanbieders. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens en zullen u in hun eigen privacy statement over de verwerking informeren.

Doordat veel social media-aanbieders buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn, zijn persoonsgegevens mogelijk niet goed genoeg beschermd. We raden u daarom aan de privacyregels van die social mediakanalen altijd goed te lezen vóórdat u er gebruik van maakt. Zo weet u wat er met uw gegevens gebeurt.

Syntrus Achmea Hypotheken heeft geen invloed op de manier waarop deze social media-aanbieders uw persoonsgegevens beveiligen en gebruiken. En draagt daarom geen verantwoordelijkheid voor de content die social media-aanbieders plaatsen of hoe zij omgaan met persoonsgegevens.

Van wie krijgen wij uw gegevens en met wie delen wij die?
Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door. Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier. Soms geven wij uw gegevens door. En soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Dit hangt af van het product dat u afsluit. Wij verkopen uw gegevens niet door.

Wilt u een hypotheek afsluiten of heeft u bij ons een hypotheek afgesloten?
Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• andere entiteiten, onderdelen en merken van Achmea, zoals Centraal Beheer waar Syntrus Achmea Hypotheken mee samenwerkt in het kader van bijvoorbeeld:
  • de Hypotheekcheck en Klimaatwinkel.
  • systemen waarin relevante klantinformatie uit verschillende producten centraal beschikbaar wordt gesteld wanneer dat noodzakelijk is voor werkzaamheden.
  • uitvoering van customer due diligence werkzaamheden in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft), de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Sanctiewet (SW).
• financiële instellingen, zoals:
  • waarmee we een financiële/balanstransactie zijn aangegaan.
  • in het kader van fraude-, terrorisme- of witwasbestrijding.
• onze leveranciers en zakelijke relaties, zoals:
  • Quion voor de verwerking van de hypotheekadministratie.
  • Equens, European Payments Initiative (Wero, voorheen iDEAL) voor de afwikkeling van het (online) betalingsverkeer.
  • iDIN (Itsme) voor identificatie en verificatie van (nieuwe) klanten en gebruik van Veilig Inloggen (2FA) op het online klantportaal.
  • AMP Groep voor identificatie en verificatie van (nieuwe) klanten op locatie (fysiek).
  • Ockto(ID) of I-Wise voor het aanleveren van informatie of documenten bij ons ten behoeve van een hypotheekaanvraag (inclusief identificatie).
  • SurePay voor controle tenaamstelling (tegen)rekeningen (IBAN Naam Check).
  • I-Tek voor veiligheidszaken en preventief- en bijzonder beheer.
  • Calcasa voor de waardering van onderpanden.
  • Paragon en PostNL voor het afdrukken en verzending van poststukken.
  • cloudaanbieders en (IT-)infrastructuur.
• investeerders en fondsen in onze hypotheekportefeuilles, dit zijn:
  • PGGM Coöperatie U.A. (PGGM Coop) en PGGM Financiële Services B.V. (PFS).
• openbare en/of externe registers, zoals:
  • Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR) voor onder andere inzage in of eventuele registratie in uw BKR/kredietregistraties (Centraal Krediet Informatiesysteem), de BKR-score en het gezamenlijke fraudepreventiesysteem genaamd het Extern Verwijzingsregister (EVR) voor het signaleren en communiceren van fraudeurs met andere Nederlandse financiële instellingen.
  • Stichting Fraudebestrijding Hypotheken (SFH).
  • Verificatie Identificatie Systeem (BKR) voor de controle op de geldigheid van een identiteitsdocument.
  • Verwijzingsportaal Bankgegevens, voor de geautomatiseerde verstrekking van gegevens die opgevraagd worden door opsporingsinstanties of de Belastingdienst.
  • WOZ-register (Ministerie van Financiën).
  • Kadaster voor de raadpleging van onderpandgegevens.
  • de brancheorganisatie Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) en het Verbond van Verzekeraars (VvV).
  • Kamer van Koophandel (KVK) voor het algemene KVK-register (Handelsregister) en UBO-register.
  • Centraal testamentenregister voor de controle op een testament.
  • Verhuisdatabase van PostNL voor het achterhalen van uw nieuwe adres, wanneer post als onbestelbaar wordt geretourneerd.
• Professionele partijen, zoals:
  • intermediairs, hypotheekadviseurs, serviceproviders, taxateurs, makelaars, juridisch dienstverleners, bewindvoerders, deurwaarders, incassobureaus, kredietbemiddelaars en/of notarissen.
  • Hypotheekadviseurs hebben niet alleen bij de start van de overeenkomst, maar ook gedurende de looptijd van de hypotheek toegang tot uw gegevens. Wilt u dit niet, dan kunt u hier bezwaar tegen maken.
• Belastingdienst.
  • In sommige gevallen zijn wij verplicht uw gegevens met een buitenlandse belastingdienst te delen. Dit zijn wij verplicht op grond van de Wet op de internationale bijstandsverlening bij de heffing van belastingen (WIB) of Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Als dat het geval is, worden uw rekeninggegevens naar de Nederlandse belastingdienst gestuurd, die ze vervolgens doorstuurt naar de buitenlandse belastingdienst. Meer informatie over de WIB of FATCA.
• opsporingsinstanties, zoals de politie, Openbaar Ministerie, de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU) en inlichtingendiensten.
• Toezichthouders om bijvoorbeeld te controleren of wij ons aan de wet- en regelgeving houden. Dit zijn bijvoorbeeld:
  • de Autoriteit Financiële Markten (AFM).
  • De Nederlandsche Bank (DNB).
  • de Europese Centrale Bank (ECB).
  • de Autoriteit Consument en Markt (ACM).
  • de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
• klachtinstanties, zoals het Klachteninstituut financiële dienstverlening (Kifid) en gerechtelijke instanties of advocaten in het kader van een geschil.
• onze interne en externe accountant(s) en auditors.
• Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen (WEW) voor NHG-hypotheken in het kader van de Nationale Hypotheek Garantie. Daarnaast kunnen wij gegevens delen voor het beoordelen van de betaalbaarheid van uw hypotheek na een ingrijpende gebeurtenis. Dit kan ook gelden voor hypotheken zonder NHG.
• Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) voor statistische analyses en werkzaamheden.
• Stichting Centraal Informatiesysteem (CIS) voor de PEP en sanctielijstcontrole.
• openbare bronnen, zoals openbare registers, kranten, het internet en (openbare) sociale media. Om bijvoorbeeld fraude te voorkomen, de bank te beschermen en te voldoen aan wet- en regelgeving.
• gemeenten bij betalingsachterstanden (Pilot Vroegsignalering).
  • Wij nemen deel aan een landelijke pilot waarin geldverstrekkers en gemeenten samenwerken om betalingsachterstanden op hypotheken vroegtijdig te signaleren. Het doel is om te voorkomen dat achterstanden uitgroeien tot problematische schulden en om u tijdig ondersteuning te kunnen aanbieden. Wij kunnen beperkte informatie aan uw gemeente doorgeven. Dit zijn geen gegevens over andere financiële producten of uw volledige financiële situatie. U wordt over deze verstrekking voortijdig geïnformeerd en kunt hiertegen op dat moment bezwaar maken.
• NVVK-leden in het kader van schuldhulpverlening bij restschuld op uw hypotheek.
• bedrijven ten behoeve van benchmarking.
• erfgenamen en executeurs die u in uw rechten en uw plichten opvolgen als u overlijdt.
• andere partijen waarvoor u toestemming hebt gegeven, zoals dienstverleners uit de Centraal Beheer Klimaatwinkel.

Bent u een hypotheekadviseur?
Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• (pensioen)fondsen.
• andere entiteiten, onderdelen en merken van Achmea.
• notarissen.
• opsporingsinstanties, zoals de politie en Openbaar Ministerie en inlichtingendiensten.
• belastinginstanties (binnen- buitenland).
• (financieel) toezichthouders.
• outsourcingspartijen (zoals met betrekking tot kantoorautomatisering en het uitvoeren van onderzoek in het kader van wettelijke bepalingen).
• onze leveranciers en zakelijke relaties (zoals cloudaanbieders).

Bent u een andere zakelijke relatie, bijvoorbeeld een makelaar, taxateur of incassobureau?
Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

• (pensioen)fondsen.
• andere entiteiten, onderdelen en merken van Achmea.
• notarissen.
• opsporingsinstanties, zoals de politie en Openbaar Ministerie en inlichtingendiensten.
• belastinginstanties (binnen- buitenland).
• (financieel) toezichthouders.
• outsourcingspartijen met betrekking tot kantoorautomatisering en het uitvoeren van onderzoek in het kader van wettelijke bepalingen.
• onze leveranciers en zakelijke relaties (zoals cloudaanbieders).

Waar verwerken wij uw gegevens?
Wij slaan uw gegevens op in verschillende systemen en databases. Dit kunnen ook clouddiensten zijn. Dat betekent dat wij uw gegevens op een online locatie opslaan en verwerken. Ook kunnen wij gegevens in situaties met eerdergenoemde partijen delen.

Op deze databases zijn strenge beveiligingsmaatregelen ingesteld. Zo doen wij alleen zaken met  betrouwbare dienstverleners, versleutelen wij onze data zoveel als mogelijk en slaan wij uw gegevens in beginsel alleen op in databases binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of delen wij deze gegevens alleen met partijen binnen de EER. Doordat binnen de EER dezelfde privacyregels als in Nederland gelden, zorgen wij ervoor dat uw privacy goed beschermd is.

In uitzonderlijke situaties kan het noodzakelijk zijn dat uw gegevens ook buiten de EER worden opgeslagen of noodzakelijkerwijs worden gedeeld. In dat geval doen wij dat zeer zorgvuldig. Wij en onze verwerker(s) toetsen voorafgaand en zorgen dan dat passende afspraken zijn gemaakt, zodat uw privacy beschermd is. Daarbij kunnen we een Data Transfer Impact Assessment uitvoeren. Voorbeelden van zulke afspraken zijn het overeenkomen van een door de Europese Commissie goedgekeurde modelovereenkomst (Standard Contractual Clauses) en het EU-US Data Privacy Framework.

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?
Onze websites, apps en IT-systemen zijn goed beveiligd. Ook maken we hierover duidelijke afspraken met onze verwerkers.

Wij nemen daarvoor steeds passende technische en organisatorische (beveiligings)maatregelen om verlies of onrechtmatige verwerking van uw gegevens te voorkomen. Zo houden we de veiligheid van ons dataverkeer 24 uur per dag in de gaten. We hebben een informatiebeveiligingsbeleid. En wij houden bij het ontwikkelen van nieuwe producten en processen rekening met uw privacy en de beveiliging van uw gegevens. Een voorbeeld is dat uw gegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers waarvoor het noodzakelijk is dat zij daarmee werken. Ook hebben onze medewerkers duidelijke instructies gekregen hoe zij om moeten gaan met uw gegevens. Zij hebben allen een geheimhoudingsplicht.

Ontdekt u toch een kwetsbaarheid in onze internetdiensten? Via Responsible Disclosure van Achmea kunt u een melding maken. Het is fijn als u ons dit laat weten. Dan kunnen we maatregelen treffen en werken we samen aan het verbeteren van de veiligheid van onze gegevens en systemen.

Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige persoonsgegevens
Onder gevoelige persoonsgegevens verstaan wij bijvoorbeeld:

• Uw burgerservicenummer (BSN)
  • Wij zijn wettelijk verplicht om uw identiteit vast te stellen als u klant bij ons wordt. Wij vragen u daarom soms om een kopie van uw identiteitsbewijs. Daar staat ook uw BSN op.
  • Wij zijn ook wettelijk verplicht om jaarlijks informatie over uw financieel product aan de Belastingdienst door te geven. Daarvoor moeten we uw BSN gebruiken (art. 47b en 53 Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De Belastingdienst gebruikt uw BSN als uniek identificatienummer om informatie op een effectieve en correcte wijze te kunnen gebruiken gedurende het uitvoerings- en toezichtsproces.
• Uw bankgegevens (incl. schulden en betalingsachterstanden)
• Uw kredietwaardigheidscheck
  • Wij zijn ook verplicht om uw kredietwaardigheid te controleren bij het aanvragen van een lening.
• Gegevens uit het strafrecht.
  • Wij kunnen vragen of u een strafrechtelijk verleden heeft als wij het risico voor een financieel product moeten bepalen.
  • In bepaalde gevallen kunnen wij strafrechtelijke gegevens verwerken in het kader van fraudebestrijding, integriteitsonderzoeken, sanctiewetgeving, klantonderzoek (KYC) of PIFI-protocol.
• Uw gezondheidsgegevens
  In beginsel verwerken wij geen gezondheidsgegevens. Wij verwerken uw gezondheidsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en met uw toestemming.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het (de) doel(en) waarvoor deze zijn verzameld of worden verwerkt of volgens de wet verplicht zijn. We hanteren daarvoor een bewaarbeleid. Daarin is vastgelegd hoe lang we gegevens bewaren. Dit is in de meeste gevallen minimaal 7 jaar na het einde van de overeenkomst of uw relatie met Syntrus Achmea Hypotheken. Daarna verwijderen, aggregeren, pseudonimiseren of anonimiseren wij uw gegevens. Als wij uw gegevens pseudonimiseren zijn de gegevens niet meer direct naar u herleidbaar. De gegevens worden daarna gebruikt voor onze risicobeheersing (historische dataset).

We kunnen (persoons)gegevens in specifieke situaties langer bewaren dan de door ons vastgestelde bewaartermijn voorschrijft. Bijvoorbeeld als de toezichthouder dat van ons vraagt in het kader van risicomodellen of het ontwikkelen en reviewen daarvan, risicomanagement, u een klacht hebt ingediend waardoor het nodig is om de onderliggende gegevens langer te bewaren of voor juridische procedures. Maar ook voor historische of wetenschappelijke onderzoek of statistische doeleinden.

Als persoonsgegevens langer bewaard worden, dan nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat die gegevens alleen worden gebruikt voor de doelen waarvoor een langere bewaartermijn noodzakelijk is.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
In sommige gevallen maken wij gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Dit zijn beslissingen over u die niet genomen worden door mensen, maar volledig geautomatiseerd worden afgehandeld. Ook kunnen we gebruikmaken van een profiel van u, op basis van de gegevens die wij van u hebben (profilering). Hieronder leest u daar meer over.

Dient u via uw adviseur een hypotheekaanvraag bij ons in?
Dan zijn wij verplicht een accurate en actuele inschatting van uw kredietrisico te maken, oftewel een inschatting dat een hypotheek passend voor u is en u een hypotheek (blijvend) kunt (terug)betalen.  Dit doen wij op basis van gegevens die wij van u hebben ontvangen en uit externe (openbare) bronnen en registers (zoals het BKR). Op basis van deze informatie proberen we een risico-inschatting te maken. Zodat we kunnen beoordelen of wij u een hypotheek kunnen aanbieden. Hierbij wordt ook gebruikgemaakt van (risico)modellen, die geautomatiseerd een risico-inschatting maken en u een kredietscore toekennen. Daarbij kunnen we gebruikmaken van profilering. De kredietscore is slechts een indicatie voor ons. De uiteindelijke beoordeling of het besluit wordt altijd door tenminste één bevoegde medewerker genomen, zodat er altijd sprake is van menselijke tussenkomst om een verstandig, eerlijk en onbevooroordeeld besluit te nemen. In dit proces is dan ook alleen sprake van profilering en geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Blijkt op basis van deze beoordeling dat u bijvoorbeeld een hoger risico loopt, dan kunnen we besluiten om u geen hypotheek te verstrekken.

Bent u klant bij ons?
Dan zijn we (net zoals bij de aanvraag van een product) verplicht maatregelen te nemen om fraude en witwassen en financiering van terrorisme te voorkomen. Ook zijn wij wettelijk verplicht om onze klanten goed te kennen en controleren wij regelmatig of de informatie nog actueel is. We willen zeker weten wie onze klanten zijn en ook voorkomen dat onze producten worden misbruikt voor fraude, witwassen of andere illegale activiteiten. Zo monitoren we aflossingen geautomatiseerd. Voor de effectiviteit maken we hierbij risicoprofielen (profilering) van onze klanten, die we periodiek onderhouden. Bij een vermoeden van een ongebruikelijke transactie of wanneer uw gegevens mogelijk niet meer up-to-date zijn, kunnen medewerkers contact met u opnemen. In geval van een vermoeden van fraude moeten we dit direct bij de autoriteiten melden. Ook controleren we periodiek of u op een sanctielijst staat. Er worden hierbij nooit automatische besluiten over u genomen.

Wij maken ook gebruik van profilering om onze marketingcommunicatie af te stemmen op uw persoonlijke voorkeuren. Hiervoor verwerken wij onder andere uw persoonsgegevens en opgegeven interesses. Wij doen dit op basis van gerechtvaardigd belang om u relevantere aanbiedingen te kunnen doen en onze dienstverlening te verbeteren. U kunt zich altijd uitschrijven voor een marketingboodschap.

Als u een hypotheek bij ons heeft, dan kunnen onze (risico)modellen het risico van uw lening en de kans dat u een betalingsachterstand krijgt, geautomatiseerd inschatten. Daarbij kunnen we gebruikmaken van profilering. Dit doen wij om uw en ons risico zoveel mogelijk vroegtijdig te signaleren en te beperken. Om dit risico zoveel mogelijk te beperken kan een medewerker van Preventief en Bijzonder Beheer dit beoordelen en contact met u opnemen.

Informatieverstrekking bij een geautomatiseerd besluit
Wij informeren u altijd voorafgaand aan een geautomatiseerd besluit. Wanneer u het niet eens bent met een automatisch genomen besluit, dan kunt u hierover altijd navraag doen of om menselijke tussenkomst vragen wanneer u meent dat een geautomatiseerd besluit gevolgen voor u heeft. U kunt dan ook naar de redenen vragen en ons verzoeken om een nieuw besluit te nemen. Vanwege veiligheidsredenen kan het betekenen dat we niet alle of geen nadere details kunnen geven over de manier waarop we genoemde onderzoeken uitvoeren.

Gebeurtenissenadministratie/Incidentenregister/IVR/EVR
Voor de bescherming van de belangen van Syntrus Achmea Hypotheken, haar medewerkers, klanten en ook andere financiële instellingen verwerken we uw persoonsgegevens. Soms zijn dit ook strafrechtelijke gegevens. De persoonsgegevens zijn nodig voor risicobeheersing en het voorkomen en bestrijden van fraude. Daarom houden wij een Gebeurtenissenadministratie bij. Alleen de afdeling Veiligheidszaken heeft toegang tot deze en de andere hier genoemde registers. Ook alleen zij kunnen besluiten de persoonsgegevens uit de Gebeurtenissenadministratie in een Intern Verwijzingsregister (IVR) te zetten. Andere onderdelen van Achmea kunnen de gegevens in dit IVR raadplegen. Ook hiervoor geldt dat toegang zeer beperkt is.

Wanneer een gebeurtenis voldoet aan de afspraken uit het Protocol Incidenten waarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI), zetten wij de relevante persoonsgegevens in een Incidentenregister (IR), en als het nodig is, het Extern Verwijzingsregister (EVR). Ook andere Nederlandse financiële instellingen kunnen het EVR beperkt en onder zeer strikte voorwaarden uit het PIFI-protocol, raadplegen.

Door uw gegevens in deze registers te zetten, kunnen wij en soms ook andere Achmea onderdelen of andere Nederlandse financiële instellingen onder andere controleren of u ooit fraudeerde of dit heeft geprobeerd.

U krijgt een bericht als uw gegevens in een van de registers worden gezet. Dit gebeurt in de meeste gevallen voordat uw gegevens in de registers komen, tenzij openbaarmaking het onderzoek schaadt. In dat geval krijgt u na afloop van het onderzoek bericht dat wij doorgaan met uw registratie in het IVR, IR of EVR. Bent u door ons geregistreerd en het niet eens? Dan kunt u hier bezwaar tegen maken.

Inzet van Artificial Intelligence (AI)
Wij kunnen gebruikmaken van AI (kunstmatige intelligentie). Hierbij kunnen ook persoonsgegevens verwerkt worden. Dit gebeurt alleen wanneer dit noodzakelijk en ethisch verantwoord is en voldoet aan het Achmea AI-beleid. Bijvoorbeeld in processen om medewerkers te ondersteunen tijdens werkzaamheden of om documenten in te scannen. Zo kan met behulp van AI een opgenomen gesprek worden samengevat, gesprekken worden beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde en objectieve kwaliteitscriteria of herkend worden of documenten voldoen aan de vereisten, waardoor de inhoud van het document door AI ‘gelezen’ kan worden. Tot slot kunnen we dit ook toepassen bij onze (risico)modellen en klantonderzoeken.

Besluiten over de acceptatie van hypotheken worden niet uitsluitend door AI genomen.

Uw rechten
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan willen wij transparant met uw persoonsgegevens omgaan. Hiervoor kunt u gebruikmaken van uw wettelijke rechten. U mag:

• uw persoonsgegevens bij ons opvragen of inzien.
  • Zodat u uw persoonsgegevens kunt controleren.
• uw persoonsgegevens laten wijzigen als die niet kloppen.
  • Zodat u ons kunt vragen om uw persoonsgegevens te laten wijzigen of aanvullen, wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.
• uw persoonsgegevens laten verwijderen.
  • Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben. Of om ons aan een wet te houden.
• bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw persoonsgegevens.
  • Bijvoorbeeld als u geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen.
  • In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt, zodat wij dit kunnen beoordelen.
• uw toestemming intrekken.
  • Gaf u ons toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken uw persoonsgegevens vanaf dat moment niet langer voor het doel waarvoor u toestemming heeft gegeven.
• uw persoonsgegevens overdragen.
  • Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft doorgegeven, kunt u in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij of uzelf.
• het gebruik van uw persoonsgegevens tijdelijk stoppen
  • Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft gemaakt tegen gebruik van uw persoonsgegevens. Dit zullen wij altijd inhoudelijk beoordelen.

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten
Stuur ons een e-mail of een brief. Om er voor te zorgen dat we de gegevens van de juiste persoon gebruiken en misbruik te voorkomen, moeten we de identiteit kunnen vaststellen van degene die gebruik wil maken van zijn of haar rechten. Dit kunnen we vaak doen met uw hypotheeknummer, geboortedatum, of naam, adresgegevens en woonplaats. Geef deze gegevens door wanneer u van uw rechten gebruik wilt maken. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer de identiteit niet vastgesteld kan worden aan de hand van de gegevens die we hebben, kunnen we vragen om een kopie van uw paspoort of identiteitskaart. Dit kunnen we ook vragen wanneer het gaat om zeer gevoelige gegevens. Wanneer we vragen om een kopie van paspoort of identiteitskaart, wilt u dan uw pasfoto, burgerservicenummer (BSN) en ook de cijferreeks onderaan het paspoort of identiteitskaart alstublieft onleesbaar maken? U kunt hiervoor de KopieID-app van de Rijksoverheid gebruiken.

Wij reageren binnen één maand na ontvangst van uw e-mail of brief. In sommige gevallen kunnen wij u vragen om uw verzoek verder te preciseren of kunnen wij onze reactietermijn verlengen naar maximaal drie maanden.

U kunt veel van uw gegevens bekijken of veranderen via uw persoonlijke online klantomgeving.

Wilt u gebruik maken van uw rechten?
Stuur een e-mail naar: avgloket@achmea.nl
Gebruikt u e-mail, doe dat dan op een veilige manier.

U kunt ook een brief sturen naar:
Achmea B.V. (Syntrus Achmea Hypotheken)
T.a.v. AVG-Loket
Postbus 9150
7300 HZ Apeldoorn

Heeft u een vraag, tip of klacht?
Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming van Achmea: privacymanager@achmea.nl

U kunt ook een brief sturen naar:
Achmea B.V. (Syntrus Achmea Hypotheken)
T.a.v. Privacy manager (Compliance & Operational Risk Management)
Postbus 866
3700 AW Zeist

Komen wij er samen niet uit en gaat uw klacht over persoonsgegevens?
Leg uw klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij houden ons aan de wetten en regels voor privacy.
Het gaat dan onder andere om:

• De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG).
• De Telecommunicatiewet (Tw).
• Het Protocol Incidenten Waarschuwingssysteem Financiële Instellingen.
• Gedragscode Persoonlijk Onderzoek.

Wij kunnen dit privacy statement veranderen
Voortdurend zijn wij op zoek naar een betere dienstverlening die wij zoveel als mogelijk op uw persoonlijke wensen proberen af te stemmen. Daarvoor zijn nieuwe of aangepaste verwerkingen soms noodzakelijk. Maar ook als wij nieuwe producten ontwikkelen. Ook is de (privacy)wet- en regelgeving voortdurend in beweging. Dan kunnen wij ons privacy statement aanpassen.

Deze laatste versie is van 29-09-2026. Op onze website vindt u altijd de laatste versie. Wij raden u aan om dit privacy statement bij een bezoek aan onze website regelmatig opnieuw te bekijken.

Wilt u het privacy statement bewaren?
Dat kan via de browser. Klik hiervoor op afdrukken en kies voor ‘Opslaan als PDF’.